Strumenti del Metodo PRESIDIO — schede compilabili, guide e manuali

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Gli strumenti, scaricabili

Tredici file, divisi per chi li usa. Le schede di lavoro sono PDF compilabili: si aprono con qualsiasi lettore PDF, si compilano a schermo e si salvano. Guide e manuali sono PDF da leggere o stampare. Il nome di ogni file riporta la versione. Con la licenza CC BY-NC 4.0 sono liberi per l'uso interno: niente registrazioni, niente comunicazioni.

Per chi decide

Direzione, proprietà, chi deve autorizzare il percorso: che cos'è il metodo, perché funziona, che cosa chiede all'organizzazione.

Presentazione per la direzione Il metodo in breve

In quattro pagine: il problema, la risposta, i sei Momenti, che cosa si ottiene, che cosa chiede all'azienda e in quanto tempo, quando non è lo strumento giusto, come si comincia.

PDF · v1.0 · 4 pagine · 130 KB Scarica la presentazione

Il documento principale Metodo di Organizational Design

Principi, percorso, scheda, strumenti, confronto con gli altri approcci, glossario e licenza. Il riferimento per tutti gli altri documenti.

PDF · v1.4 · 22 pagine · 880 KB Scarica il metodo

Per chi compila

I responsabili di processo: la scheda da compilare e firmare, e i materiali per capirne la logica prima di cominciare.

Strumento centrale · Momento 1 FORMAT SMP — la scheda

Dieci sezioni con cui un responsabile dichiara come governa il proprio processo, chiuse dalla firma. Le tabelle hanno righe libere per compilare a schermo.

PDF compilabile · v2.4 · 13 pagine · 530 KB Scarica la scheda

Strumento centrale · Momento 1 Manuale di compilazione SMP

La guida alla scheda, sezione per sezione: i cinque circuiti e la firma, le sezioni che compaiono in più circuiti, le verifiche di correttezza, gli errori più frequenti.

PDF · v4.4 · 39 pagine · 1,5 MB Scarica il manuale

Momento 1 · Rivelazione Guida alla compilazione — slide

Le slide per presentare la scheda ai responsabili prima della sessione: dall'atteggiamento con cui compilarla alle singole sezioni.

PDF · slide · v4.4 · 48 pagine · 1,3 MB Scarica le slide

Momento 1 · Rivelazione Mappa delle relazioni della SMP

La mappa delle sezioni e una tavola per ciascun circuito: che cosa collega, perché conta, come si verifica, gli errori tipici. Si sfoglia con i pulsanti.

PDF · slide navigabili · v1.1 · 7 pagine · 760 KB Scarica la mappa

Per chi conduce

Chi guida il percorso, consulente esterno o funzione interna: gli strumenti di ogni Momento, dal primo incontro con la direzione ai cicli di revisione.

Momento 0 · Orientamento Scheda di Orientamento Strategico

Guida il primo incontro con la direzione: contesto, motivo reale dell'intervento, obiettivi, vincoli, perimetro. Si chiude con l'accordo di ingaggio firmato.

PDF compilabile · v1.1 · 10 pagine · 200 KB Scarica la scheda

Momento 0 · Orientamento Mappa dei Macroprocessi

Per riconoscere i processi reali, classificarli con i filtri F1, F2 e F3, definirli e ordinarli per priorità con la matrice impatto/facilità.

PDF compilabile · v2.2 · 14 pagine · 500 KB Scarica la mappa

Momento 0 · allegato alla mappa Schede sintetiche di processo

La carta d'identità di ogni processo scelto: obiettivo, responsabile, avvio, cliente, output chiave, criticità e primi indicatori. La base da cui partono le sessioni di compilazione.

PDF · v1.1 · 3 pagine · 60 KB Scarica le schede

Momento 1 · Rivelazione Guida alla facilitazione

Le domande per ogni sezione, sei forme di resistenza e come leggerle, una griglia per valutare il processo dopo la sessione.

PDF · v1.2 · 14 pagine · 190 KB Scarica la guida

Momento 2 · Negoziazione Scheda di validazione incrociata

Confronta ciò che un processo consegna con ciò che il processo a valle si aspetta, su tempestività, qualità e formato; classifica le differenze e mette per iscritto l'accordo.

PDF compilabile · v1.1 · 10 pagine · 190 KB Scarica la scheda

Momento 3 · Riflessione Riflessione e collegamento funzionale

Rilegge la struttura alla luce di ciò che è emerso, su cinque livelli: modello organizzativo, ruoli, governance e delega, competenze, valutazione delle prestazioni.

PDF compilabile · v1.1 · 14 pagine · 450 KB Scarica la scheda

Momento 4 · Presidio Ciclo di revisione della scheda

Guida le revisioni periodiche: i sei eventi che le fanno scattare, la verifica che la scheda sia ancora attuale e rispettata, la scala di maturità a cinque livelli, il registro storico.

PDF compilabile · v1.2 · 11 pagine · 360 KB Scarica la scheda

Come si parte

Cosa fare una volta scaricati gli strumenti

Non serve applicare tutto, e non serve partire da tutti i processi. La sequenza che funziona è questa.

Compilate la Scheda di Orientamento Strategico, con la direzione

Va fatto prima di toccare i processi. Se la direzione non riesce a dire che cosa vuole che cambi e perché adesso, fermatevi: è già un risultato, e indica che il problema non sta nei processi.

Costruite la mappa dei macroprocessi e scegliete dove intervenire

Ricostruite come è organizzato davvero il lavoro, poi scegliete pochi processi: quelli che contano per gli obiettivi dichiarati al punto 1. Tre o quattro sono meglio di tredici.

Leggete il manuale prima di distribuire la scheda

La scheda sembra un modulo, e se viene consegnata senza spiegazioni viene compilata come un modulo. Chi conduce deve aver letto il manuale e la guida alla facilitazione; ai responsabili bastano le slide e la mappa delle relazioni.

Fate compilare in sessione, non per email

È qui che si sbaglia più spesso. Una scheda mandata come compito produce un documento; una scheda costruita in una conversazione guidata fa emergere come l'azienda funziona davvero. Una sessione dura in genere una o due ore, e a volte va ripetuta.

Mettete a confronto i processi vicini

Appena avete le schede di due processi che si passano qualcosa, mettete i responsabili allo stesso tavolo. È il passaggio che produce i cambiamenti più rapidi e visibili.

Solo dopo, guardate la struttura

Con le schede in mano, lo strumento del Momento 3 vi aiuta a rileggere ruoli, deleghe, competenze e organigramma. Le decisioni difficili arrivano qui, sostenute da ciò che le persone hanno scritto e non da opinioni.

Fissate il primo ciclo di revisione prima di chiudere

Mettete una data in calendario. Senza una revisione programmata le schede invecchiano in pochi mesi e il lavoro si perde.

Autonomia e supporto

Cosa potete fare da soli, e quando conviene una guida esterna

Gli strumenti sono aperti proprio perché un'organizzazione possa usarli senza chiedere niente a nessuno. Conviene però essere chiari su dove il fai da te funziona bene, e dove invece una guida esterna cambia il risultato.

Potete farlo da soli

Usare e adattare tutti gli strumenti, gratuitamente e senza autorizzazioni.
Far condurre le sessioni a una funzione interna — organizzazione e processi, risorse umane, direzione.
Partire da un perimetro circoscritto: due o tre processi, per imparare il metodo su un caso reale.
Mantenere e aggiornare le schede nel tempo: i cicli di revisione sono pensati per essere gestiti in autonomia.
Costruire, a partire dalle schede, organigramma, descrizioni dei ruoli, matrice delle competenze e indicatori.

Dove una guida esterna fa la differenza

Neutralità. Per chi sta dentro la stessa gerarchia è difficile chiedere a un collega di dichiarare come governa il suo processo. Chi non ha interessi in gioco può fare domande che un interno non può permettersi.
Le domande giuste. Accorgersi che una risposta descrive un'attività e non una responsabilità, e insistere senza che la persona si chiuda, è un mestiere.
Quando emergono i disallineamenti. Se salta fuori che un processo non è governato da chi ha il titolo, serve qualcuno che sappia trattarlo come informazione organizzativa e non come questione personale.
I passaggi conflittuali. Negoziare tra pari un accordo mai scritto è più facile con un facilitatore che non appartiene a nessuna delle due funzioni.
La tenuta nel tempo. Un percorso solo interno tende a fermarsi alla prima urgenza operativa; un impegno preso con un esterno, fissato in calendario, molto meno.

In sintesi: per costruire il nuovo assetto di solito serve una guida esterna; per mantenerlo, molto meno. Le schede sono fatte per essere aggiornate dai responsabili quando cambia un ruolo, un sistema o un obiettivo, così il lavoro non si perde quando la guida esterna se ne va.

Licenza e termini d'uso

Aperto per chi lo applica

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Attribuzione richiesta. «Basato su PRESIDIO — Metodo di Organizational Design di Marco Mercuri, CC BY-NC 4.0». Chi adatta i materiali indica le modifiche apportate.

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